Gestionnaire Administrative – SSIAD (H/F)

Missions :

– Accueille, écoute et oriente les usagers et les professionnels.
– Recueille et traite des informations relatives au fonctionnement du service
– A en charge le suivi de dossiers administratifs liés au fonctionnement du service
– Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail du service.
– Contacts directs et échanges permanents avec la Responsable hiérarchique

Activités :

1. Accueil téléphonique et physique du service
– Renseigner les interlocuteurs internes et externes et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages
– Relations avec d’autres services, collectivités, partenaires en fonction des domaines d’activités

2. Gestion administrative globale
– Gestion des prises en charge des patients : instruction et suivi des dossiers de prise en charge, fin de prestation et actualisation des procédures administratives
– Gestion de l’archivage du service (dossiers des patients, documents comptables, ressources humaines et fonctionnement du service).
– Gestion du courrier et du courriel du service (arrivée / départ)
– Gestion des agendas et rendez-vous du service en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable hiérarchique (planning, communication)

3. Gestion comptable
– Contrôler la disponibilité des crédits, Suivre et élaborer les liquidations (recettes et dépenses) ;
– Participer à la réalisation des bilans
– Suppléer le régisseur d’avance

4. Gestion des Ressources Humaines
– Participer à l’élaboration et à l’exécution de la paye et de toutes les déclarations y afférent ;
– Participer à la veille réglementaire ;
– Planifier et suivre les conventions de stage en lien avec les infirmières coordinatrices ;
– Assurer la planification mensuelle et annuelle et le suivi sur le logiciel métier en lien avec les infirmières coordinatrices ;
– Suivre administrativement les absences du personnel : enregistrement notamment informatique (logiciel R.H. et logiciel gestion des soins) ; constituer et suivre les dossiers d’indemnisation des arrêts de travail ;
– Réaliser toutes les démarches et rédiger les documents relatifs aux contrats de travail en lien avec la responsable hiérarchique ;
– Gérer la mise à jour du fichier récapitulatif du personnel.
– Planifier et suivre les visites d’aptitude et les visites médicales des agents ;
– Planifier et assurer le suivi des formations du personnel en lien avec les infirmières coordinatrices ;
– Réceptionner et diffuser les informations générales liées à l’emploi et à la formation.

5. Gestion des stocks et des achats
– Réaliser les bons de commande, les commandes, les engagements et le mandatement des factures en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique.
– Réceptionner, vérifier les achats
– Suivi des stocks de matériel de soins et de fournitures administratives en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique

6. Gestion du parc automobile
– Suivre l’entretien et les réparations et informer les soignants référents des démarches à effectuer.
– Assurer le suivi du parc (proposition de renouvellement de véhicules en fonction des durées d’amortissement ; étude comparative des offres)
– Gestion du suivi du contrat d’assurance (règlement des primes, déclaration des sinistres + suivi des dossiers).

7. Suivi des projets
– Référent du suivi qualité en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable administrative
– Participer aux projets du Service