Gestionnaire évènementiel (réf.RCSEP) (H/F)

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.

Poste à pourvoir au sein de la Direction Interfacultaires de Sorbonne Université.

Sous l’autorité du/de la Responsable Développement Commercial du SEP, le/la gestionnaire événementiel contribue au développement commercial de l’activité du SEP. Il/Elle assure le suivi administratif et commercial des dossiers, en relation directe avec les clients internes et externes, et en étroite collaboration avec la cellule « Exploitation » du SEP, le cellule « Gestion de projet événementiel » et les équipes logistiques et techniques des sites concernés.

Activités principales :

– Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur sur les espaces et leur disponibilité et les prestations offertes par le SEP
– Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): visite de repérages, accueil des organisateurs, rendez-vous commerciaux
– Instruire les dossiers de réservation d’espace en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réception et traitement des demandes de réservation, gestion des devis, conventions, et autorisation spécifiques, réception des documents, etc.)
– Gérer le(s) planning(s) de réservation des espaces et contrôler les échéances
– Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (création des brouillons de facture, suivi des recettes, relance, création de comptes clients, dépôts des dossiers en facturation)
– Organiser, alimenter, mettre à jour la base de données clients relatives à l’activité événementielle
– Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif et financier
– Soutenir le/le Responsable Développement commercial dans la stratégie de promotion et de valorisation des espaces gérés et exploités par le SEP

Encadrement : NON

Conditions particulières d’exercice :

Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir (19h-22h30), le week-end (samedi et très rarement le dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des événements.

Organiser, coordonner un événement

Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires

Recueillir et analyser les besoins client

Culture internet