Chef de projet évènementiel et communication interne (H/F)

L’ENSTA ParisTech est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées qui a pour mission la formation d’élèves ingénieurs de haut niveau, d’étudiants de masters, de doctorants ainsi que la conduite d’activités de recherche dans les domaines des Transports, de l’Energie, de l’Ingénierie mathématique et de l’Ingénierie des systèmes complexes.

ENSTA Paris, établissement d’enseignement supérieur et de recherche classé dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, recrute un chef de projet événementiel et communication interne (F/H) pour sa Direction de la Communication.
Contexte :
L’Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris), est une école d’ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d’excellence. L’école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France et représentée à l’International. Elle fait partie de l’Institut Polytechnique de Paris, qui réunit cinq Écoles sur le plateau de Saclay (Palaiseau).
Constituée sur la forme d’un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) Grand Etablissement, doté de l’autonomie administrative et financière, l’école gère une population d’environ 250 agents (fonctionnaires titulaires ou détachés, agents contractuels de droit public) et 700 vacataires enseignants.
Sous tutelle du ministère des Armées, notre école réunit des chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : éclairer, inventer et former à¿une ingénierie fondée sur¿l’excellence scientifique et technique augmentée par le¿numérique,¿pour accompagner les transformations des¿grands secteurs stratégiques, à la croisée des enjeux¿de souveraineté et des attentes fondamentales de la¿société.
Missions principales :
Reportant au directeur de la communication d’ENSTA Paris, le titulaire du poste est chargé(e) des projets événementiels en présentiel ou à distance, ainsi que de la communication interne, avec des missions qui s’organisent autour de 3 axes :
1) Evénementiel :
– Proposer des concepts, planifier, concevoir et gérer des événements (présentiel, à distance, hybride) répondant aux enjeux stratégiques de l’établissement
– Suivre les demandes d’événements internes et externes, en lien avec le Pôle soutien à l’activité :
o Vérifier la faisabilité des événements, disponibilité des salles, demandes de devis lorsque nécessaire (traiteur ou autres prestataires) dans le cadre des budgets établis
o Réaliser tout support de communication relatif aux événements (visuel, mailing, etc.)
o Conseiller et accompagner les organisateurs, animer les comités de pilotage le cas échéant
o Coordonner les prestataires
o Veiller au bon déroulement des événements (vérification de l’installation, suivi des intervenants, signalétique )
– Mettre en œuvre l’évaluation des événements avec des indicateurs précis et reporting.
2) Communication interne :
– Recommander et mettre en œuvre des dispositifs de communication interne pour accompagner le déploiement des projets stratégiques de l’École (RSE, mobilité, etc.)
– Piloter et animer les médias internes dont les intranets et le dispositif d’affichage dynamique, le cas échéant, mener à bien les projets de refonte en coordination avec les services contributeurs
– Garantir la bonne diffusion interne des mailings issus de l’activité du service et d’IP Paris via la plateforme SendInBlue
– En lien avec la DRH, contribuer au développement de la marque employeur ainsi qu’à l’accueil des nouveaux arrivants
3) Pilotage :
– Définir et piloter le plan d’actions de communication interne et évènementielle
– Participer à l’élaboration du budget annuel de la direction et à sa mise en œuvre
– Produire des notes, des comptes-rendus, des benchmarks, des bilans
Activités annexes :
– Encadrer opérationnellement un apprenti (F/H), en lien avec le directeur de la communication
– Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs

Organiser, coordonner un événement

Recueillir et analyser les besoins client

Développer et piloter un réseau d’organisations partenaires

Aisance relationnelle