Assistant en charge du protocole (H/F)

Le département recrute pour le cabinet de la Présidente, Mission Evènements protocole, Service protocole un assistant en charge du protocole.

Missions du poste :
Planification et coordination des évènements
Est en lien constant avec le service logistique évènementielle de la Mission
Est en lien direct avec la Responsable de la mission
Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation d’une manifestation est en lien direct avec la Responsable de la Mission et la coordinatrice de la Mission

Activités principales :
Conception, valorisation et suivi d’évènements
Participe et anime les réunions de travail, assure le compte rendu et la coordination de la mise en œuvre des évènements avec les Directions du Conseil départemental de Vaucluse ou les partenaires extérieurs.
Mise en place administrative et technique des évènements en partenariat avec les différentes directions concernées.
Gestion des différents intervenants, des actions à réaliser.
Coordination du montage et démontage des évènements.
Compte rendu de chaque évènement avec photos et évaluation écrite.
Coordonne les relations de la Mission avec le traiteur.
Supervise la mise en œuvre des évènements en lien avec la Responsable.
Est force de proposition sur la conception des évènements.
Soutien sur les évènements :
Sur des missions définies par les chefs de projet et après accord de la Responsable, aide à la mise en place des évènements.
Présence selon nécessité sur les évènements : Stand, Foire, Fête des Terroirs, manifestations diverses….

COMPETENCES:
Savoirs faire (être capable de)
Devoir de réserve
Rigueur et méthode
Sens des relations humaines
Capacité d’organisation
Capacité d’anticipation
Capacité à travailler en équipe
Discrétion
Esprit d’initiative
Bonne présentation
Disponibilité et autonomie.

Savoirs (connaissances de / en…) :
Connaissance de l’institution départementale et de l’environnement institutionnel.
Rédaction (textes brochures, cahier des charges).
Planification.
Conduite de projet.
Connaissance des procédures administratives.
Travail en équipe.
Maitrise de Word, Powerpoint, Excel, lnternet, lntranet.
Maitrise des TIC – lntranet, lnternet, Powerpoint, réseaux sociaux.

Organiser la logistique d’un événement

Contractualiser une prestation

Organiser un évènement