Assistant commercial / Assistante commerciale

Missions :

Dans le respect de projet d’établissement et au sein d’une équipe pluridisciplinaire, la secrétaire de direction assure la prise en charge complète du service administratif : gestion de la commercialisation des activités de l’ESAT, gestion courante, effectuer des missions liées à l’exploitation, prendre en charge les dossiers relevant du directeur de l’établissement.

– Suivi administratif commun aux secrétaires de direction
Gestion du courrier départ/arrivée
Accueil téléphonique et physique
Enregistrements des plannings de présence des congés
Gestion des commandes repas
Déclaration des AT sur internet

– FACTURATION
Facturation clients (mensuelle)
Notes de débits pour les usagers
Mise à jour annuelle des tarifs (contrats annuels et ponctuels)
Déclaration annuelle (Unités Bénéficiaires)

– RELATION CLIENTS
Accueil, information Clients (Entreprise et Collectivités Territoriales/Partenaires)
Dossier unique du client : Constitution du dossier (selon la procédure définie avec le chef d’atelier et validée par le Directeur) et mise à jour régulière
Constitution de dossiers d’appels d’offre (pièces administratives)
Planification de l’agenda du chef d’ateliers (rendez-vous et prospection)

– SERVICES GENERAUX
Mise à jour du Registre de Sécurité conformément à la règlementation en vigueur
Mise à jour du Dossier unique des risques et de sécurité de l’établissement
Mise en œuvre et suivi des visites de vérification annuelle (cf. Registre de sécurité)
Mise à jour du fichier des prestataires
Planification et gestion des interventions des entreprises de maintenance et d’entretien des locaux
Gestion du Parc des véhicules (assurance, sinistre, révisions)
Commandes de fournitures de bureau

Compétences :
– Diplôme minimum : BTS administration/ gestion ou équivalent avec minimum 5 ans d’expérience dans poste similaire
– Capacité d’analyse et de synthèse
– Capacité d’organisation, d’écoute, de rédaction
– Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
– Capacité d’implication dans le fonctionnement global de l’établissement
– Maîtrise des logiciels exigé: Word, Excel, Power Point
– Utilisation d’INTERNET.
Permis de conduire exigé

Vérifier les conditions de réalisation d’une commande

Effectuer le suivi des commandes, la facturation

Informer, renseigner une personne